A recepcionista é uma prestadora de serviços que exerce esse papel estratégico dentro da empresa. Reconhecer sua importância e responsabilidade no processo possibilita demonstrar ao cliente a qualidade e a excelência da empresa. Sendo assim, é imprescindível a sua qualificação, pois este é o ponto de partida de todas as organizações. É no momento da recepção que a empresa demonstra do que ela é capaz.

 “As responsabilidades da recepcionista dependerão da empresa em que trabalha. As principais atribuições são: informar, conduzir, orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar, arquivar, agendar e filtrar ligações. Conforme a empresa, a recepcionista poderá até realizar tarefas de assessoramento”

A recepcionista deve contribuir para o fluxo produtivo dos clientes internos e externos. Para isso, é necessário que haja sintonia entre ambos e pró-ação da recepcionista. Esta funcionária deve possuir clareza das suas atividades, deveres, direitos, rotinas, responsabilidades, limites de autonomia e expectativas da sua liderança. Além disso, precisa estar atenta ao planejamento diário e controle das providências a serem tomadas, dando sugestões à chefia que contribuam para o aumento da eficácia do trabalho.

 Da mesma forma, a aparência é primordial, pois a competência e a maturidade profissional também transparecem por meio da maneira de se vestir, de se calçar, de se maquiar e de se relacionar. Transmitir um impacto visual agradável, que denote bem-estar e segurança, consolidará uma imagem de respeito, estima e competência.

Perfil ideal da recepcionista

- responsabilidade;

- dinamismo;

- discrição;

- organização;

- atenção;

- iniciativa;

- criatividade;

- imparcialidade ;

- flexibilidade;

- comunicabilidade ;

- ponderação;

- educação;

- simpatia;

- confiança;

- sigilo;

- autonomia;

- segurança;

- lealdade;

- postura;

- empatia ;

- ética profissional.

Importante!

- Na apresentação pessoal, ajuste o figurino à sua personalidade, com esmero;

- Na comunicação, afie o discurso com boas ferramentas de verbalização e ampliação de conhecimentos gerais e específicos;

- No relacionamento, torne mais ampla a faixa de contatos para incluir lideranças e entidades significativas;

- Na organização, elabore uma boa agenda a cumprir com cuidado e um arquivo eficiente de fato;

- Na sintonia com a realidade, mantenha as antenas poderosas sobre fontes de informação;

- Fixe metas, definindo passos gradativos a serem conquistados para alcançar os objetivos.